Wedding planner – Czy warto skorzystać z jego usług?

Wedding planerka na weselu

Zaplanowanie, przygotowanie i organizacja wesela to prawdziwe wyzwanie. Trzeba podjąć szereg decyzji, pamiętać o terminach, pilnować budżetu i… prowadzić codzienne życie. Nie każdy ma do tego głowę, czas i predyspozycję. Wtedy przychodzi pora, aby poszukać pomocy i jest nią wedding planer, który zajmie się przygotowaniami i zdejmie z Twojej głowy myślenie o tym, co jeszcze i kiedy trzeba zrobić. Jak wygląda taka współpraca, gdzie szukać i na co zwracać uwagę?

Specjalnie dla Was przeanalizowaliśmy 5 firm, aby przybliżyć Wam, jak wygląda współpraca z konsultantką ślubną i ułatwić podjęcie decyzji!

Kim jest wedding planner?

Wedding planner to osoba, która bierze na siebie całą lub częściową organizację ślubu i wesela. Oznacza to, że zajmuje się kompleksową obsługą wszystkich etapów planowania oraz przygotowań, a w razie życzenia Państwa Młodych zarządza także ceremonią i przyjęciem.

Konsultantka ślubna to jednak nie tylko współpracownik, a raczej „przyjaciółka”, która trzeźwym okiem lawiruje pomiędzy potrzebami i oczekiwaniami Młodych, ustalonym budżetem, a kryzysami i podwykonawcami.

Dobry wedding planner musi być wszechstronny i dobrze czuć się dobrze zarówno w podliczaniu Excela, gaszeniu pożarów oraz działaniu według planu. A kiedy ten plan się posypie konsultant szybko powinien znaleźć inne rozwiązanie. Empatia, cierpliwość, zorganizowanie i najwyższa jakość świadczonych usług powinny być w pakiecie z opłatą za usługi.

Jeśli szukasz sprawdzonej i doświadczonej wedding plannerki koniecznie sprawdź bazę naszych wyselekcjonowanych podwykonawców.

katalog firm Izabeli Janachowskiej

Odpowiedzialność konsultantki ślubnej

Konsultantka ślubna to zawód obarczony bardzo dużą odpowiedzialnością i dyscypliną. Ślub i wesele to uroczystości, która odbywają się prawdopodobnie raz w życiu i chcemy, aby były idealne.

Organizacja wiąże się z bardzo dużą dawką stresu, nieprzewidzianych sytuacji, ale także negocjacji z podwykonawcami i dopięcia wszystkiego na ostatni guzik.

Jednocześnie oczekujemy, że osoba, która zorganizuje nasze wesele, wykaże się kreatywnością oraz pomysłami na wyjątkową oprawę muzyczną i dekoracje. Dlatego bardzo istotne we współpracy jest pełne zaufanie.

Organizacja ślubu i wesela – jakie błędy popełniamy najczęściej

wedding planner

Zakres usług wedding plannerów

Konsultantka ślubna jest osobą, która nie tylko pilnuje harmonogramu, przypomina o kolejnych etapach przygotowań i dba o wszystkie szczegóły. Dużą częścią jej pracy jest wyszukiwanie, wybór i przedstawianie ofert podwykonawców, a także negocjacja z nimi warunków. W zakresie wszystkich analizowanych przez nas firm jest bardzo wiele działań:

  • zaproszenia ślubne i papeteria
  • makijaż i fryzura
  • bukiet ślubny
  • obrączki
  • fotograf i kamerzysta
  • zespół i DJ
  • suknia ślubnagarnitur
  • dekoracja kościoła i sali weselnej
  • samochód ślubny
  • wynajem miejsca na wesele
  • tort weselny
  • wynajem autokaru
  • nocleg dla gości weselnych
  • szkoła tańca
  • potwierdzenia przybycia gości
  • prezenty dla gości i rodziców
  • opieka nad dziećmi.

Większość firm otwarta jest na indywidualne potrzeby i wymagania Pary Młodej. Najlepiej powiedzieć o nich podczas pierwszego spotkania lub wpisać do ankiety zapoznawczej.

Oprócz działań typowo organizacyjnych i współpracy z podwykonawcami wedding plannerka może być także obecna na ślubie oraz weselu i na miejscu doglądać czy wszystko idzie zgodnie z planem, czy nie ma opóźnień, ani nieprzewidzianych sytuacji.

Przeczytaj też: Czy warto zatrudnić konsultanta ślubnego?

reklama markeplace Izabeli Janachowskiej

Pierwszy kontakt z wedding plannerką – jak powinien wyglądać?

W zależności od konkretnej firmy pierwszy kontakt może wyglądać inaczej. Zwykle jest to spotkanie, na którym omawiacie wszystkie kwestie, zakres usług, wycenę i poszczególne tematy.

Wiele konsultantek ma przygotowaną ankietę elektroniczną, którą można wypełnić przed rozmową. Pozwala to plannerce lepiej przygotować się i od razu zaproponować kilka wstępnych rozwiązań. Część firm oferuje swoje usługi w formie zdalnej, np. dla par z innego miasta lub kraju. Wtedy narzędziami do komunikacji są aplikacje typu Zoom, Skype czy tradycyjny email.

Pierwsze spotkanie najczęściej jest niezobowiązujące, dlatego warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób konsultantka ślubna z nami rozmawia, jakie tematy porusza i zadawać jak najwięcej pytań.

Dzięki temu łatwiej będzie nam wyczuć czy nadajemy na podobnych falach i mamy wspólne wyczucie stylu oraz podejście do życia. To bardzo ważne, bo od momentu podpisania umowy wedding plannerka będzie osobą, z którą będziesz w stałym kontakcie.

Współpracę z wedding plannerką zaleca się rozpocząć na 12 miesięcy przed ślubem. Jeśli chcesz wiedzieć, na co zwracać uwagę wybierając konsultantkę ślubną koniecznie zobacz porady naszej Redaktor Naczelnej Izabeli Janachowskiej. Więcej wskazówek, harmonogram przygotowań ślubnych i niezbędne checklisty znajdziesz w aplikacji Wedding Dream App.

Współpraca z konsultantką ślubną – częściowa czy w całości?

Już podczas pierwszego spotkania powinniście być przygotowani na to, jaki zakres usług chcecie zlecić. Jednak nie warto trzymać się kurczowo tej listy, tylko wysłuchać konsultantki. Może niewiele zmieni oddanie dodatkowego zadania, a dla Was będzie to duża oszczędność czasu lub stresu.

Duże znaczenie ma tutaj pierwsze spotkanie, po którym większość konsultantek przygotowuje ofertę skrojoną na miarę i dopasowaną do Waszych indywidualnych oczekiwań i potrzeb. Praktycznie wszystkie firmy oferują zarówno kompleksową organizację ślubu i wesela oraz obecność na ceremonii, jak i częściową pomoc. W obu przypadkach warto ustalić dokładny zakres działań, który później spiszecie na umowie.

Całościowa obsługa doskonale sprawdzi się w przypadku par zapracowanych, z małym dzieckiem czy z innymi zadaniami, niepozwalającymi w pełni zająć się organizacją ślubu.

To także doskonałe rozwiązanie dla osób na co dzień mieszkających za granicą, które nie znają realiów cenowych w Polsce i nie chcą działań zdalnie.

W przypadku usługi częściowej tylko do Was zależy, jaki zakres chcecie oddać w ręce wedding plannerki. Mogą to być kwestie związane tylko z organizacją wesela, pomoc w przygotowaniach Pannie Młodej czy też kwestie dekoracji sali weselnej.

Od Was również zależy, czy chcecie, aby konsultantka koordynowała ceremonię na miejscu – dbała o wygląd stołów, animację dla dzieci, dodatkowe atrakcje czy menu.

Wedding plannerka w salonie sukien ślubnych

Umowa z wedding plannerką i z podwykonawcami – na co zwrócić uwagę?

Wszystkie profesjonalne firmy weddingowe podpisują umowę. Jest to najważniejszy dokument Waszej współpracy, dlatego konieczne jest zapoznanie się ze wszystkimi jego zapisami.

Pamiętaj, że umowa powinna chronić interesy nie tylko konsultantki, ale i Wasze. Dlatego powinien się w niej zawrzeć nie tylko zakres obowiązków, ale i odpowiedzialność oraz zasady współpracy. Część firm bierze na siebie nawiązywanie umów z podwykonawcami w Waszym imieniu, niezbędne będzie do tego podpisane pełnomocnictwo.

W przypadku niektórych konsultantek w grę wchodzi także dokonywanie płatności firmom współpracującym. Konieczne jest wtedy dokładne ustalenie zasad – czy wcześniej przelewacie większe kwoty na konto plannerki, czy regulujecie całość dopiero po zakończeniu usługi.

A może konsultantka pilnuje jedynie terminów, a to Wy płacicie przelewy. Niektóre firmy zajmują się płatnościami, których musicie dokonać w gotówce w dniu wesela, dzięki temu nie musicie biegać z kopertami od orkiestry do animatorek zabaw dla dzieci, bo zajmie się tym konsultantka.

Podpisywanie umowy z wedding plannerką

Porównanie 5 ofert firm weddingowych z Polski:

Agencja weddingowa z Warszawy

Pierwszy kontaktAnkieta z pytania, konsultacja on-line
Zakres działań– Kompleksowa obsługa ślubu i wesela
– Organizacja uroczystości dla par z zagranicy
– Koordynacja dnia ślubu
– Ślub i wesele w plenerze
Obsługa całości czy częściowa?Organizacja kompleksowa
Obsługa w innym językuTak – w języku angielskim
Dodatkowe usługi– Dekoracje na ślub, wesele i do kościoła
Inne usługi– Kompleksowa organizacja zaręczyn
– Szkolenia
CenaOd ok. 2500 złotych za koordynację dnia ślubu do ok. 10 000 zł za kompleksową organizację wesela

Agencja konsultantek ślubnych, działająca w całej Polsce

Pierwszy kontaktSpotkanie
Zakres działań– Kompleksowa obsługa ślubu i wesela
– Ślub i wesele w plenerze
– Koordynacja w dniu ślubu
Obsługa całości czy częściowa?Organizacja kompleksowa
Obsługa w innym językuTak – w języku angielskim
Dodatkowe usługi– Konsultacje ślubne
– Dekoracje ślubne
– Kontakty do podwykonawców
Inne usługi– Kursy i szkolenia
CenaDo wyceny niezbędna jest szczegółowy zakres usług, miejsce uroczystości oraz szacowany czas pracy konsultantki

Firma weddingowa ze Szczecina

Pierwszy kontaktSpotkanie na żywo lub online
Zakres działań– Organizacja ślubu i wesela
– Koordynacja ślubu i wesela
– Uroczystości plenerowej
– Organizacja ślubu humanistycznego
Obsługa całości czy częściowa?– Kompleksowa
– Częściowa
Obsługa w innym językuNie
Dodatkowe usługi– Konsultacje ślubne
– Candy Bar
– Dekoracje
Inne usługiNie
CenaWycena przygotowywana jest po dokładnym przeanalizowaniu zakresu pracy i wyboru usług.

Wedding plannerka z Rzeszowa

Pierwszy kontaktSpotkanie na żywo lub online
Zakres działań– Organizacja ślubu i wesela
– Koordynacja dnia ślubu
Obsługa całości czy częściowa?– Kompleksowa
– Częściowa
Obsługa w innym językuTak – w języku angielskim
Dodatkowe usługi– Konsultacje ślubne
– Dekoracja sali i kościoła
Inne usługiNie
Cena– Kompleksowa organizacja ślubu i wesela od 6000 zł
– Częściowa organizacja ślubu i wesela od 3000 zł
– Koordynacja ślubu i wesela od 1000 zł

Konsultantka freelancerka z Wrocławia

Pierwszy kontaktAnkieta zapoznawcza i osobiste spotkanie
Zakres działań– Koordynacja ślubu
– Organizacja ślubu i wesela
– Pogotowie ślubne
Obsługa całości czy częściowa?– Kompleksowa
– Częściowa
Obsługa w innym językuNie
Dodatkowe usługi– Konsultacje ślubne
– Wybór miejsca na przyjęcie weselne
Inne usługiNie
CenaOd 150 zł za godzinę pracy

Ile osób zajmuje się organizacją wesela?

Pytanie, które często pojawia się na spotkaniu z konsultantką ślubną to kwestia zasobów ludzkich. Profesjonalne firmy weddingowe to całe zespoły doświadczonych osób, jednak zwykle do organizacji i opieki nad klientami przydzielona jest jedna konsultantka ze wsparciem całego zespołu.

W przypadku mniejszych działalności lub freelancerów zwykle współpracujemy z plannerką i jej asystentką. Rzadko zdarza się jednoosobowa firma, ponieważ w czasie organizacji ślubu lub wesela może zdarzyć się naprawdę wszystko. Wtedy konieczne jest zastępstwo w zapasie. Warto o to dopytać na spotkaniu i podczas podpisywania umowy.

Polecana konsultantka ślubna w Warszawie

Wybór podwykonawców – po czyjej stronie?

Tak, jak wspomniałam wyżej, jeśli przekażecie konsultantce pełnomocnictwo, to będzie ona odpowiedzialna nie tylko za wyszukanie i selekcję, a następnie negocjację warunków, ale i za podpisywanie umów z podwykonawcami.

Wiele firm oferuje pełną odpowiedzialność i bierze na siebie również wybór podwykonawców. Często zdarza się to w przypadku par mieszkających za granicą lub tych preferujących oddać organizację wesela w całości. Bardzo istotnym czynnikiem jest oczywiście zaufanie, ale nie tylko.

Najważniejsza w tym przypadku jest rozmowa i bardzo dokładne określenie swoich preferencji. Konieczna będzie do tego konsultantka, która jest pewna siebie i łatwo podejmuje decyzje.

Warto w takim przypadku postawić na osobę, mająca już w swoim portfolio kompleksowy wybór podwykonawców. Zapoznajcie się z jej decyzjami z przeszłości i zdecydujcie, czy taki styl Wam odpowiada.

Wedding plannerka podczas rozmowy

Budżet – najważniejsze narzędzie pracy konsultantki

Wszystkie decyzje, działania i negocjacje w pracy wedding plannerki muszą opierać się na najważniejszym dokumencie, czyli budżecie. Musicie przedstawić go na początku współpracy i na jego podstawie konsultantka najpierw tworzy dedykowaną ofertę, a po jej zaakceptowaniu trzyma się ustalonej kwoty.

Niektóre firmy oferują stworzenie lub dopracowanie budżetu wspólnie na podstawie znajomości cen rynkowych. Dzięki temu od razu mogą powiedzieć, na jakie usługi możecie liczyć w danej kwocie. To z pewnością bardzo duże ułatwienie dla par z zagranicy lub osób, dla których temat cen podwykonawców jest zupełnie obcy.

Bardzo ważna jest współpraca obu stron na etapie ustalania budżetu i realne spojrzenie na niektóre kwestie. Pamiętaj, że są elementy, na których nie powinno się oszczędzać, kiedy inne można odpuścić. Dobra konsultantka z pewnością podpowie najlepsze rozwiązania, a jeśli dodatkowo ma „swoich” sprawdzonych podwykonawców to często uda się jej wynegocjować dodatkowy rabat.

Przeczytaj też: Ślubny budżet – jak go zrobić i nie zwariować?

Spotkanie z wedding plannerką

Cicha praca czy stała kontrola?

Wszystko zależy od konkretnych ustaleń, ale część firm pracuje na zapleczu, kiedy tymczasem inne są w stałym kontakcie z klientami. Kiedy wszystkie ustalenia już zapadły i podpisaliście umowę, przychodzi czas na rozpoczęcie działań. Niektóre firmy preferują działania maksymalnie nieobciążające Pary Młodej. Kontaktują się oni jedynie w sprawach najważniejszych, kiedy trzeba podjąć decyzję lub przypomnieć o zamówieniu, wizycie lub opłacie.

Inne konsultantki natomiast na bieżąco raportują postęp działań, angażują Młodych w przygotowania i pozostają w stałym kontakcie. Dobrze jest zapytać o model pracy już na etapie rozmowy wstępnej. Jeśli chcecie mieć pogląd na pracę plannerki albo chcecie być zupełnie poza przygotowaniami, to wybierzcie osobę, która dopasuje się do Waszych oczekiwań pod tym względem. Dzięki temu unikniecie rozczarowania lub nieprzyjemnych sytuacji w czasie współpracy.

Konsultantka ślubna na weselu

Ile kosztuje konsultantka ślubna?

Współpraca z konsultantką ślubną to usługa, która także powinna być uwzględniona w Waszym budżecie. Dokładna cena zależy od zakresu działań i tego, czy plannerka organizuje kompleksowo całą uroczystość czy tylko częściowo. Zwykle firmy przyjmują dwa sposoby rozliczenia.

  • Pierwszy to po prostu stała kwota wyliczana na podstawie zakresu oraz stopnia skomplikowania działań. Koszt waha się wtedy od 2500 zł za koordynację dnia ślubu, 3000-6000 zł za częściową organizację ślubu i wesela do 10 000 zł za kompleksowe działania. Jeśli w czasie negocjacji uda się uzyskać rabat od podwykonawcy to przechodzi on wtedy na rzecz Pary Młodej.
  • Drugim sposobem rozliczenia jest prowizja od całego budżetu. Jeśli koszt ślubu i wesela wyniesie przykładowo 80 000 zł, to konsultantka kosztować będzie 8 000 zł (przy prowizji 10%). Zwykle jest to właśnie 10, maksymalnie 15%.
  • Mniej popularna i rzadko stosowana metoda to wynagrodzenie, którym jest suma rabatów uzyskana podczas negocjacji z podwykonawcami. Jednak obecnie niewiele firm decyduje się na takie rozwiązanie.

Wedding plannerka – podsumowanie

Współpraca z konsultantką ślubną to zdecydowanie opcja do rozważenia. Nawet jeśli nie chcecie decydować się na kompleksowe wsparcie, to z pewnością odciąży Was od tych najbardziej czasochłonnych spraw, dzięki czemu będziecie mogli poświęcić czas na inne przygotowania. Zanim wybierzecie konkretną firmę, pamiętaj, aby sprawdzić opinie, wcześniejsze realizacje i podczas spotkania zadać wszelkie nurtujące Was pytania. Pozwoli to lepiej poznać konsultantkę i ułatwi dokonanie ostatecznego wyboru.

Dyskusja

Przeczytaj podobne wpisy o tej samej tematyce