4 najczęstsze błędy przy organizacji dużego wesela

Stół weselny

Duże wesele, a może kameralne przyjęcie? Niezależnie od tego, jakich rozmiarów imprezę ślubną ostatecznie zorganizujecie, to w dzieciństwie, a być może nawet kilka lat przed jego planowaniem, zapewne marzyliście o naprawdę dużym przedsięwzięciu. Snucie wizji o wypełnionej gośćmi sali weselnej zdarzyło się prawdopodobnie większości z nas. Z czasem te plany zweryfikował nie tylko budżet, ale też Wasz styl bycia i kontakty z bliskimi. Obie wersje ślubu mają swoje wady i zalety. Duże wesele ma jednak to do siebie, że łatwo w nim o błędy.

Duże wesele jest pojęciem względnym. Dla jednych będzie nim przyjęcie dla 300 osób, dla innych może być to 150 gości.

Czym różni się jednak „duże wesele” od tego klasycznego, zorganizowanego dla mniejszej ilości osób? Te cztery znaczące elementy mogą wpłynąć na to, czy ten dzień i samo planowanie ślubu uznacie za udane. Często podczas organizacji ślubu powtarzają się te same błędy.

Zobacz także: QUIZ: Jak duże powinno być Wasze wesele?

„Duże wesele wcale nie będzie takie drogie”

W wielu kręgach panuje przekonanie, że liczba zaproszonych gości zawsze odgrywa główną rolę w ślubnym budżecie. Często nie mija się to z prawdą. Pomimo faktu, że w obu przypadkach konieczne jest opłacenie tych samych elementów, jak np. dobry zespół, sala weselna, tort, czy fotograf, to każdy z nich jest skrojony na szerszą skalę. Opłaty rosną więc wraz z każdym odhaczonym na liście gościem.

Wraz z zakładaną dużą liczbą gości w grę wchodzi rosnąca powierzchnia sali weselnej, czy opłata za tzw. „talerzyk”.

Nawet, jeśli uda Wam się ustalić cenę za osobę na satysfakcjonującym Was poziomie, to nie będą to jedyne znaczące wydatki, na które musicie być gotowi. Duże wesele, a co za tym idzie, większa ilość gości, to większe prawdopodobieństwo, że znajdą się wśród nich osoby przyjezdne. Dla takich weselników należy przygotować nocleg. Ten powinien spełniać konkretne kryteria:

  • znajdować się blisko sali weselnej lub na jej terenie,
  • uwzględniać obecność dzieci na przyjęciu,
  • być udostępniany gościom już przed przyjęciem i dawać możliwość przedłużenia doby po zakończeniu wesela,
  • serwować śniadania lub zapewniać możliwość ich zakupu,
  • zapewniać spokój i brak hałasów dobiegających z przyjęcia weselnego (jeśli to możliwe).

Przy dużej grupie rośnie także zapotrzebowanie na alkohol, tort, ale też dekoracje na stołach, a nawet transport, jeśli taki oferujecie. Dłuższe stoły to np. więcej kwiatów i świec, dłuższa lista gości to więcej siedzeń potrzebnych w busie lub większa liczba taksówek zamówionych pod salę.

Oczywiście to, czy takie wesele będzie drogie, zależne jest od zasobności portfela organizatora. Każdy będzie utożsamiał to pojęcie z inną sumą pieniędzy. 

Zobacz także: Jak wybrać miejsce na wesele? 4 przydatne rady

  • duże wesele
    fot. instagram.com/weddingchicks

Niedostosowanie atrakcji do liczby gości

Dziś na weselach młode pary bardzo chętnie urozmaicają gościom czas przeróżnymi atrakcjami. To bardzo dobre rozwiązanie – o ile nie jest ich za wiele.

Mnogość atrakcji i zajęć zawsze wpływa na ilość ludzi na parkiecie i sprawia, że goście szybciej są znużeni. Dzieje się tak głównie ze względu na ogromną ilość bodźców, ale też rozproszenie i nieustanne odrywanie się od zabawy.

Duże wesele, podobnie jak i kameralne przyjęcie wymaga wręcz, żeby wszystkie aktywności były rozłożone w czasie. Jeśli już zdecydowaliście się na dodatkowe umilanie gościom zabawy weselnej, to zapewnijcie im możliwość skorzystania z przygotowanych przez Was atrakcji.

Nie narzucajcie jednak szybkiego tempa przechodzenia z jednej atrakcji w drugą, bo Wasi najbliżsi nie będą mieli szansy skupić się na kluczowym elemencie przyjęcia, czyli na Was.

Skonsultujcie z usługodawcą dostępne pakiety i poproście, aby w ofercie uwzględnił dużą liczbę gości.

Kolejki do fotobudki, która ma obsłużyć w 2 godziny ponad 200 osób, to częsty widok na dużych weselach. Wydłużcie czas jej obecności na przyjęciu, a jeśli nie macie takiej możliwości, zastanówcie się, czy warto ją stawiać, rozpraszając tym samym gości.

Podobnie jest ze słodkim stołem. Problem może pojawić się, kiedy jego zawartość zniknie jeszcze przed obiadem. Na dużym weselu taka sytuacja może się wydarzyć, jeśli para młoda nie zapewni gościom wystarczającej ilości słodkości.

O tym ile ciast i przekąsek będzie potrzebnych dla konkretnej ilości zaproszonych osób, zawsze powie Wam dobry cukiernik.

Pamiętajcie, że lepiej, żeby było ich odrobinę więcej – lepiej rozdać ciasto mamie, babci, czy przyjaciółce, niż stresować się jego brakiem, kiedy goście krążą wokół pustego stołu.

Zobacz także: Fotobudka na weselu zamiast fotografa?

  • krzesła na dużym weselu
    fot. instagram.com/brentcalis
winter sale na wedding dream shop

Brak harmonogramu przy organizacji dużego wesela

Harmonogram dnia ślubu to bardzo ważny plan, który powinniście stworzyć jeszcze jako narzeczeni. W przypadku dużego wesela pomoże on nie tylko Wam, ale także wszystkim ślubnym podwykonawcom. Na jego podstawie usługodawcy będą organizować swoją pracę. Podobnie jak Wy, zatrudnieni przez Was ludzie również muszą ,,zapanować nad tłumem”.

Taki plan pozwoli też na uniknięcie błędów i konieczności planowania przez parę młodą kolejności wydarzeń w trakcie przyjęcia. Odejmie Wam to przede wszystkim sporo stresu.

Nie musicie przestrzegać go co do sekundy, jednak ważne, żeby w fizycznej formie posiadała go para młoda, świadkowie i obsługa wesela. Dzięki niemu łatwiej będzie się Wam też komunikować.

Przy organizacji, ale też podczas przebiegu przyjęcia ślubnego, wiele czynności zajmie więcej czasu, niż przy bardziej „standardowych” imprezach. Aby więc bezsensownie się nie spieszyć, pomiędzy każdą z zaplanowanych aktywności zróbcie odpowiednio długą przerwę.

Wzbogaćcie ją też o dodatkowych kilka minut na ewentualne opóźnienia, które zdarzają się w przypadku dużego wesela. To pozwoli Wam uniknąć niedomówień i niekontrolowanego zazębiania się ewentualnych atrakcji.

Organizując duże wesele, umieść w harmonogramie takie wydarzenia i czynności, jak m.in.:

  • przybycie na salę,
  • składanie życzeń i wręczanie prezentów,
  • pierwszy taniec,
  • pojawienie się tortu,
  • grupowe zdjęcia,
  • serwowanie dań do stołów,
  • podziękowania dla rodziców.

Zobacz także: Aplikacja Izabeli Janachowskiej do planowania ślubu i wesela

  • sala na duże wesele
    fot. instagram.com/weddingwire

Duże wesele a zapraszanie gości

Duże wesele, to ogromna ilość zaproszeń, a co za tym idzie wizyt u rodziny i znajomych, żeby wręczyć je osobiście. Choć może być to ogromną przyjemnością i niektóre spotkania można organizować spontanicznie, to takie tournee należy zaplanować z wyprzedzeniem.

Po co? M.in. żeby odpowiednio wcześnie poinformować wszystkich gości o ślubie, ale też móc swobodnie planować zajęcia, które nie dotyczą ślubu. Nie odkładajmy spotkań z zapraszanymi osobami na ostatnią chwilę, bo może okazać się, że zabraknie nam czasu.

Przyjmujący nas w domach przyszli goście weseli będą chcieli ugościć nas w odpowiedni sposób. W wielu przypadkach będziemy musieli wypić z nimi choćby kawę i chwilę porozmawiać.

Sprawę braku czasu na wręczanie zaproszeń rozwiązuje więc plan odwiedzin i możliwość wysyłki lub przekazania zaproszeń dalszej rodzinie przez najbliższych. W takiej sytuacji musimy zorientować się jednak, czy goście nie poczują się urażeni, że nie otrzymali powiadomienia o ślubie osobiście.

Zobacz także: Zaproszenia ślubne DIY — 7 nieszablonowych pomysłów

Zaproszenie na ślub
iStock

Potwierdzanie obecności przez gości

Po procesie zapraszania, przychodzi w końcu czas, gdy zaczynają spływać do Was potwierdzenia przybycia od gości na Wasze duże wesele. Oprócz odpowiedzi dotyczącej samego uczestnictwa, możecie też zostać poinformowani np. o nazwisku osoby towarzyszącej, chęci przenocowania, czy też specjalnych preferencjach żywieniowych.

Nie łudźcie się, że zapamiętacie wszystko… szczególnie, że w najgorętszym czasie takich telefonów będą dziesiątki dziennie.

Zawsze miejcie przy sobie choćby kawałek papieru, z którego następnie informacja trafi do arkusza kalkulacyjnego lub specjalnego organizera. Możecie skorzystać też z wybranej aplikacji. Forma nie ma znaczenia, jednak zawsze wszystko zapisujcie.

Duże wesele oznacza wiele informacji spływających od gości. Nie chcecie przecież popełnić faux pas, podając mięsne danie osobie, która kilkukrotnie prosiła o wegański obiad. Nie chcielibyście też musieć dostawiać krzesła dla nowej partnerki Waszego kuzyna, bo zapomnieliście o jej przybyciu.

Pamiętajcie jednak, że nie musicie robić wszystkiego sami. Jeśli macie taką możliwość, nie obawiajcie się korzystać z pomocy profesjonalistów lub bliskich. Takie wesele to naprawdę duże przedsięwzięcie, które może wymagać pomocy nie tylko doświadczonych usługodawców, ale także wedding plannera.

Zobacz także: Ślubne błędy: tradycja vs nowoczesność. Jak je połączyć?

Dla większości z Was będzie to pierwszy ślub w życiu. Możecie więc nie mieć świadomości, jakie błędy można przy tej okazji popełnić. Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, zapoznajcie się z najczęstszymi ślubnymi potknięciami!

Aktualizacja: Monika Żurawska

Dyskusja

Przeczytaj podobne wpisy o tej samej tematyce